○津野町立小・中学校文書管理規程
平成24年4月1日
教育委員会訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、津野町立小・中学校(以下「学校」という。)における文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(文書等の取扱いの基本)
第2条 文書等は、正確、迅速、ていねいに取扱い、常にその取扱いの経過を明らかにしておくとともに検索しやすいように整理しておかなければならない。
2 津野町情報公開条例(平成17年津野町条例第11号)第7条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条の規定により公開又は開示しないことができる文書等の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏れないようにしなければならない。
(1) 文書収受システム 高知県教育委員会が導入した、教育委員会・学校間での文書発出・受理・電子保管をシステム化し、公文書をLGWAN閉域網で安全に保管できるシステムのことをいう。
(2) 電子起案 文書収受システム上において電子決裁を受けるための起案をいう。
(文書管理責任者及び文書取扱主任)
第3条 各学校には文書管理責任者を置き、校長をもって充てる。
2 文書管理責任者は文書取扱主任を一名置き、事務職員をもって充てる。
(文書管理責任者及び文書取扱主任の職務)
第4条 文書管理責任者は、学校における文書等の管理が円滑かつ適正に処理されるよう留意し、その能率的な運営を図らなければならない。
2 文書取扱主任は文書管理責任者を補佐し、校内における次に掲げる文書取扱いに関する総括的な事務を行う。
(1) 文書等の管理の指導及び改善に関すること。
(2) 文書等の収受、発送に関すること。
(3) 文書等の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書収受システムの管理に関すること。
(5) 前号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
(文書管理責任者及び文書取扱主任会議)
第5条 教育委員会は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書管理責任者会議又は文書取扱主任会議を招集することができる。
(文書管理に必要な帳簿)
第6条 学校に廃棄文書目録(様式第1号)を備える。
(文書の記号及び番号)
第7条 発送番号を必要とする文書には、発送する当該会計年度の数字、津野町の津並びに学校名を表す4以内の文字からなる記号を付さなければならない。
(文書分類表)
第8条 すべての文書等は文書分類表(別表)を基準に、分類、整理、保管及び保存しなければならない。ただし、電子文書については文書収受機能により整理し保存するものとする。
(文書等の収受)
第9条 学校に到着した文書等は、各学校の文書取扱主任が収受し、処理しなければならない。ただし、簡易なものについては、この限りでない。
2 紙媒体の収受文書は、文書の余白に受付日付印を押し、文書受付簿に記録しなければならない。ただし、文書収受システムにより収受した文書は、文書収受機能により登録する。
(収受文書等の取扱い)
第10条 文書管理責任者は、収受した文書等を直ちに閲覧し、自ら処理するものを除き、文書取扱主任に処理させなければならない。
(起案)
第11条 起案は、次に掲げるものを除き、起案するもの(以下「起案者」という。)が電子起案(文書収受機能に事案の内容その他の所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)の方法により行うものとする。
(1) 起案紙を用いて行うもの
(2) 簡易な事案であって、受理文書の余白を利用して処理できるもの
(3) 閲覧にとどめるもの
(4) 別の処理の形式に関し規定があるもの
(5) その他教育長が別に定めるもの
2 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び経過を明らかにする資料を添えなければならない。
3 回議は、起案者から教頭を経て文書管理責任者の決裁を受けるものとする。
(浄書)
第12条 承認を受けた起案文書の浄書は起案者が行う。
(発信者名)
第13条 発送文書の発信者名は校長名を用いる。
2 前項の規定にかかわらず軽易な事案にあっては学校名を用いることができる。
(公印)
第14条 校外へ発送する文書は文書管理責任者の承認を受けたうえで公印を押し、発送の手続きをしなければならない。ただし、次に掲げる文書については押印の省略を行うものとする。
(1) 各学校相互に交わす文書(特に重要な文書を除く。)
(2) 権利義務に関係のない文書(挨拶状等)
(3) 資料送付、会議等の通知、照会及び回答文(特に重要な文書を除く。)
2 前項の規定にかかわらず、電子文書にあっては、電子署名の方法をもって公印の押印に代えることができる。
(文書等の発送)
第15条 文書等の発送は文書収受機能、使送、郵便、ファクシミリ、メールにより行う。
2 郵送する文書は、郵券受払簿(様式第2号)に必要な事項を記入するものとする。
(文書等の整理)
第16条 文書等は、常に整然として整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。ただし、電子文書については、文書収受機能を用いて整理しなければならない。
(保存期間)
第17条 文書等の保存期間は、文書分類表(別表)のとおりとする。
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書の保存は、法令の期間による。
3 保存期間の計算は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の初めから起算する。
(完結文書等の保存)
第18条 完結文書等は、文書分類表(別表)の基準に従い、保存する。
2 背表紙(様式第3号)を付し、これらに分類番号、分類名、文書名称及び保存年限を記載しなければならない。
(保存文書等の持出し)
第19条 保存文書等の持ち出しをしようとする場合は、文書管理責任者の承認を受けるものとする。
(文書の廃棄)
第20条 文書管理責任者は、文書の保存年限が満了したときは、廃棄文書目録により決裁をし、速やかに廃棄しなければならない。ただし、文書収受機能で収受及び起案をした文書であり、当該文書収受機能により当該文書の件名が明らかなものについては、当該文書名等を記載した廃棄済み文書一覧表をもって代えることができる。
2 廃棄する文書で機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、裁断等の処置をとらなければならない。
(その他)
第21条 この規程に定めるもののほか、小・中学校文書管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和2年8月24日教委訓令第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月17日教委訓令第1号)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月30日教委訓令第1号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第8条、第17条、第18条関係)
文書分類表
大分類名 | 中分類名 | 小分類名 | 保存年限 |
教育委員会 | 教育委員会 | 教育委員会 | 1 |
0電子媒体 | 5年保存 | 5年保存 | 5 |
常用 | 常用 | 常用 | |
即廃 | 即廃 | 0 | |
1総務 | 1経営 | 1条例・規則等(経営) | 常用 |
2学校沿革史 | 永久 | ||
3事務引継書 | 10 | ||
4学校要覧 | 5 | ||
5学級編制(特別支援学級含む) | 5 | ||
6教育計画 | 5 | ||
7事務計画 | 常用 | ||
8危機管理 | 常用 | ||
21危機管理情報 | 0 | ||
51職員会議録 | 5 | ||
52学校経営計画・学校評価 | 5 | ||
2総務 | 1簿冊保存(廃棄)目録(文書目録含む) | 永久 | |
21総務関係文書 | 0 | ||
22委嘱状・依頼状 | 5 | ||
23学校訪問関係文書 | 3 | ||
51文書受付簿 | 5 | ||
81諸願申請・承認・報告文書(総務) | 5 | ||
3調査統計 | 1検査・監査 | 5 | |
2調査統計 | 5 | ||
51学力等調査関係 | 5 | ||
2教務 | 1教務 | 1条例・規則等(教務) | 常用 |
21児童・生徒指導関係文書 | 3 | ||
22募集(応募控・入選等審査結果) | 1 | ||
51児童生徒理解関係 | 5 | ||
52児童生徒評価関係 | 5 | ||
53教科・教科外指導関係 | 5 | ||
54児童会・生徒会関係書類 | 5 | ||
55部活動関係書類 | 5 | ||
56教育実習 | 5 | ||
81各種おたより | 1 | ||
2学籍 | 1入学関係 | 5 | |
2指導要録(学籍に関する記録) | 20 | ||
3指導要録(指導に関する記録) | 5 | ||
4指導要録抄本 | 3 | ||
5転出入関係 | 5 | ||
6児童・生徒異動関係 | 5 | ||
7卒業証書授与台帳 | 永久 | ||
8卒業関係 | 5 | ||
9除籍簿(学籍に関する記録) | 20 | ||
9除籍簿(指導に関する記録) | 5 | ||
51教科書関係書類 | 5 | ||
52就学時健診 | 5 | ||
81報告文書(児童生徒) | 5 | ||
82諸証明 | 5 | ||
3行事 | 21行事関係文書 | 3 | |
51儀式的・文化的行事 | 5 | ||
52健康安全・体育的行事 | 5 | ||
53遠足・社会見学行事 | 5 | ||
54勤労生産・奉仕的行事 | 5 | ||
55修学旅行 | 5 | ||
56宿泊学習 | 5 | ||
57体験学習・その他学校行事 | 5 | ||
58校外学習(計画)伺 | 5 | ||
81申請・承認(行事) | 5 | ||
4研究 | 1研究指定関係 | 5 | |
21研究・研修関係文書(案内等) | 0 | ||
51校内研 | 5 | ||
52初任者・年次研修 | 5 | ||
81報告文書(研修) | 1 | ||
5進路指導 | 51進路関係書類 | 5 | |
6援助 | 1就学援助事務の手引き | 常用 | |
51就学援助費関係書類 | 5 | ||
7保健 | 1条例・規則等(保健) | 常用 | |
21保健関係文書 | 3 | ||
51学校医執務記録 | 5 | ||
52児童生徒保健調査票 | 5 | ||
53就学時検診 | 5 | ||
54学校環境衛生調査 | 5 | ||
55健康診断票 | 常用 | ||
56職員健康診断関係 | 5 | ||
57心臓検診 | 5 | ||
58結核検診 | 5 | ||
81日本スポーツ振興センター関係文書 | 5 | ||
3人事 | 1人事服務 | 1条例・規則等(人事・服務) | 常用 |
2公務災害・通勤災害(手引き) | 常用 | ||
3履歴書(在職者) | 常用 | ||
4旧職員履歴書 | 永久 | ||
5宣誓書 | 5 | ||
6出勤簿 | 5 | ||
21人事・服務関係文書 | 3 | ||
22人事発令通知書(県費・町費) | 5 | ||
23勤務状況証明書 | 5 | ||
51職員名簿 | 5 | ||
52休暇届・承認簿 | 5 | ||
53週休日等の振替簿 | 5 | ||
54代休日の指定簿 | 5 | ||
55職務専念義務免除願 | 5 | ||
56研修承認申請書・報告書 | 5 | ||
57旅行届・願 | 1 | ||
81報告文書(県費教職員) | 5 | ||
82町費関係文書・勤務報告等 | 5 | ||
83非常勤職員等報告文書 | 5 | ||
2給与 | 1条例・規則等(給与) | 常用 | |
2諸手当(通勤・扶養・住居・児童他) | 常用 | ||
3給与Webシステム関係文書 | 常用 | ||
21給与関係文書 | 3 | ||
22給与支給調書(資金前渡職員含む) | 5 | ||
23給与所得支払明細書 | 7 | ||
24給与発令通知書 | 5 | ||
81給与口座振込申出書 | 常用 | ||
82月例報告 | 5 | ||
報告文書(給与) | 5 | ||
年末調整資料 | 常用 | ||
3旅費 | 1条例・規則等(旅費) | 常用 | |
2旅費システム関係文書 | 常用 | ||
21旅費関係文書 | 3 | ||
51旅費債権者登録 | 5 | ||
52旅行命令簿 | 5 | ||
53出張伺兼命令 | 5 | ||
54校外勤務簿 | 5 | ||
55旅費出納簿等 | 5 | ||
56私用車登録簿 | 5 | ||
81報告文書(旅費) | 5 | ||
4福利厚生 | 1条例・規則等(共済・互助会) | 常用 | |
2貸付規程 | 常用 | ||
3福祉事務の手引き | 常用 | ||
21福利厚生関係文書 | 3 | ||
22組合員・被扶養者現況表 | 1 | ||
81報告・請求(福利厚生) | 3 | ||
4財務 | 1管理 | 1条例・規則等(管理) | 常用 |
2施設台帳(電気・ガス等) | 常用 | ||
3備品台帳 | 5 | ||
4建築設計図 | 常用 | ||
5設備配線図 | 常用 | ||
21施設・物品管理関係文書 | 5 | ||
22パソコン管理 | 常用 | ||
23各点検報告書 | 5 | ||
51安全点検 | 5 | ||
52備品点検表 | 5 | ||
81報告文書(管理) | 5 | ||
82備品関係申請・承認・報告書 | 5 | ||
2給食 | 1条例・規則等(給食) | 常用 | |
21給食関係文書 | 3 | ||
22献立表 | 3 | ||
23現場献立表 | 3 | ||
51検食簿 | 5 | ||
52日常点検表 | 5 | ||
53給食日誌 | 5 | ||
54作業工程表 | 5 | ||
55作業動線図 | 5 | ||
56検収簿 | 5 | ||
57アレルギー関係 | 5 | ||
58検便結果 | 5 | ||
81食数関係報告書 | 5 | ||
82給食報告書 | 5 | ||
3予算 | 1条例・規則等(予算) | 常用 | |
2予算書 | 5 | ||
21予算関係文書 | 5 | ||
51校内資料(予算) | 5 | ||
52支出負担行為書・予算出納簿 | 5 | ||
53郵券受払簿 | 5 | ||
54補助金関係書類 | 5 | ||
81報告文書(予算) | 5 | ||
4学校預り金 | 1財務取扱いについて | 常用 | |
51預り金会計(学年・学級・給食他) | 5 | ||
5渉外 | 1PTA | 1PTA規約 | 常用 |
21PTA関係文書 | 3 | ||
51PTA事務局関係書類 | 5 | ||
52PTA会計 | 5 | ||
81PTA事務局発送文書 | 5 | ||
2諸団体 | 21諸団体関係文書 | 1 | |
22地域行事 | 1 | ||
23保幼・小・中・高 | 1 | ||
24補導委員会・学警連 | 1 | ||
25社会福祉・民生委員会 | 1 | ||
51開かれた学校づくり | 1 | ||
52後援会 | 1 | ||
81諸団体発送文書 | 1 |
