(趣旨)

第1条　津野町役場(以下「役場」という。)における文書事務の取扱いについては、津野町役場処務規程(平成17年津野町訓令第1号。以下「処務規程」という。)及び法令その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

第2条　この訓令で「文書」とは、役場において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。ただし、法令その他これに準ずる諸規程並びに諸帳票、諸証明、謄抄本その他特定書式文書(以下「特定文書」という。)の取扱いについては、この限りでない。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条　課の長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第6条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、処務規程に定める帳票及び公印規程に定めるもののほか、別表第1のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、法令に基づき閲覧に供せられるもの、又はその職務権限に基づき閲覧を認められた者並びに町長の許可を得たときはこの限りでない。

(文書の持ち出し)

第8条　文書は、役場外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長又は町長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第9条　文書には、課ごとに別表第2に定める文書分類表に基づく分類区分による分類種別記号番号及び文書処理簿(様式第1号)による受付番号である文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号番号)

第10条　条例、規則、告示及び訓令には、公文例規程に基づき、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条　文書には文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書についてはこの限りでない。

(公印の押印等)

第12条　事案を文書によって施行する場合は、別に定めのある場合を除き、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第13条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて町長又は当該公印管理者に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第14条　第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長は、別に定める公印事前押印承認願(様式第2号)により町長の承認を得なければならない。

(公印の刷り込み)

第15条　公印は刷り込むことができない。ただし、町印、町長印は、当該公印を使用する証票、納税通知書、納付書等でこれに該当する公印を押印することが著しく事務に支障を来すと認められるものに限り、町長の承認を得て刷り込むことができる。

(総務課における文書の収受及び交付)

第16条　本庁(西庁舎を含む。以下「本庁等」という。)に到達した文書は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、親展のもの、秘密のもの(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(主務課における文書の収受及び交付)

第17条　主務課長は、文書の交付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をした上、自ら処理するもののほか、必要に応じその処理方針を示して主務担当者に交付しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第18条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については、処務規程に定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条　本庁等に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未払の文書)

第20条　郵便料金の不足又は未払の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第21条　各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に回付することなく、その旨を告げ総務課に返付しなければならない。

(収受の手続を経ない文書)

第22条　主務課において第16条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受けとったときは、直ちに、当該文書を総務課に回付し、同項第2号又は第3号の規定による処理を受けなければならない。

(電話等による聴取)

第23条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。

(文書の供覧)

第24条　交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、第16条の規定に基づき閲覧印を押し、又は当該文書の余白に供覧と記載し、上司(不在の場合は後閲と記す。)に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のある供覧の文書は、関係課長に回示供覧し、又は写を送付し、若しくは当該文書の主旨を口頭で通知するものとする。

(起案文書の作成)

第25条　起案文書は、起案用紙(様式第5号)及び第1号用紙(様式第6号)、第2号用紙(様式第7号)等(以下「起案用紙等」と総称する。)を用いて作成するものとする。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(起案文書の訂正)

第26条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

(合議)

第28条　起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第29条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(機密文書の表示)

第30条　機密文書には、「極秘」「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条　決裁文書には、決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第32条　総務課長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条　主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

(浄書及び照合)

第34条　決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。

第35条　決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第36条　主務課長は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして当該決裁文書に浄書文書を添付して総務課に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第25条第1項ただし書の規定により処理した帳票である場合は、当該帳票に浄書文書を添付する等主務課において処理するものとする。

(総務課における文書の施行手続)

第37条　総務課は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(電話による施行)

第38条　決裁文書を電話で施行するときは、別に定める手続によるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第39条　休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、別に定める当直規程及び取扱要領の定めるところによる。

(文書の整理)

第40条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、簿冊方式を基本として、次の各号に掲げる項目を揃えて綴るものとする。

(文書の保管)

第41条　完結文書は、原則として当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで、主務課長において保管するものとする。

(文書の引継ぎと置換え)

第42条　主務課は、保存期間の経過した完結文書について、毎年7、8月のいずれかの月中に、文書引継書(様式第14号)を作成し当該完結文書に添付して総務課に引き継ぐとともにそれぞれ保存書庫への置換えを行うものとする。

(文書の保存)

第43条　完結文書の保存は総務課が行う。

(保存書庫の管理)

第44条　総務課は保存書庫を管理し、各課の書棚の割振り、点検、鍵の管理等を行うものとする。

(保存文書の利用)

第45条　書庫内で保存簿冊を閲覧しようとする者は、次の各号に掲げる手順で行うものとする。

(文書の廃棄)

第46条　完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあっては文書引継書にその旨記載したうえ総務課長において、その他のものにあっては主務課長において廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第47条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。