○津野町文書事務取扱規程

平成17年2月1日

訓令第11号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の記号及び文書番号(第9条―第11条)

第3章 公印の押印等(第12条―第15条)

第4章 文書の収受及び交付(第16条―第23条)

第5章 文書の処理(第24条―第33条)

第6章 文書の施行(第34条―第39条)

第7章 完結文書の整理と保管、保存(第40条―第47条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 津野町役場(以下「役場」という。)における文書事務の取扱いについては、津野町役場処務規程(平成17年津野町訓令第1号。以下「処務規程」という。)及び法令その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

第2条 この訓令で「文書」とは、役場において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。ただし、法令その他これに準ずる諸規程並びに諸帳票、諸証明、謄抄本その他特定書式文書(以下「特定文書」という。)の取扱いについては、この限りでない。

2 この訓令で「課」とは、津野町事務分掌条例(平成17年津野町条例第6号)で規定する課をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条 課の長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 受領、受付、交付、発送、保存及び廃棄 総務課

(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理保管、引継及び廃棄 主務課

(3) 特定文書の受領、受付、交付、発送、保管及び保存 主務課

(帳票等)

第6条 文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、処務規程に定める帳票及び公印規程に定めるもののほか、別表第1のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条 文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、法令に基づき閲覧に供せられるもの、又はその職務権限に基づき閲覧を認められた者並びに町長の許可を得たときはこの限りでない。

(文書の持ち出し)

第8条 文書は、役場外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長又は町長の許可を受けたときは、この限りでない。

第2章 文書の記号及び文書番号

(文書の文書記号及び番号)

第9条 文書には、課ごとに別表第2に定める文書分類表に基づく分類区分による分類種別記号番号及び文書処理簿(様式第1号)による受付番号である文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届書願書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(5) 請求書、見積書、案内書等で収受日時を確認する必要のない文書

(6) 電報

(7) 文書記号等をつけることを要しないよう様式が定められている文書

(8) 法令の規定等によって文書処理簿に代るべき帳票に記載するように定められている文書

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号等をつける必要がないと総務課長が認めた文書

2 前項の文書記号等には必要に応じ主務課を表示する記号を付するものとする。この場合において当該文書が指令であるときは、文書番号の前に「指令」の文字をつけるものとする。

3 第1項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い会計年度ごとの一連番号によりつけるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計においては同一文書番号を付けるものとする。

(条例等の記号番号)

第10条 条例、規則、告示及び訓令には、公文例規程に基づき、その種類ごとに記号及び番号を付けるものとする。

2 前項の記号は、それぞれ津野町条例、津野町規則、津野町告示及び津野町訓令(甲、乙)とする。

3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い暦年による一連番号によりつけるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条 文書には文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書についてはこの限りでない。

2 文書の分類記号及び保存年限は、処務規程に基づき、別表第2の分類表(以下「文書分類表」という。)の定めるところによる。ただし、文書分類表に保存年限の定めのない文書の分類及び保存年限は、当該文書の種類内容等を考慮して総務課長が定めるものとする。

3 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の翌年度から起算する。

第3章 公印の押印等

(公印の押印等)

第12条 事案を文書によって施行する場合は、別に定めのある場合を除き、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(1) 部内者に対する往復文書

(2) 軽易な文書

(3) 案内状、礼状、挨拶状等の書簡

(4) 式辞、祝辞、弔辞、その他これに類する文書

2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、手帳、賞状等(以下「証票等」という。)でその交付等の日時場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り津野町公印規程第3条の規定に基づく副町長又は課長(以下「公印管理者」という。)の承認を経て、事前に押印することができる。

3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

(公印の使用)

第13条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて町長又は当該公印管理者に提示し、審査を受けなければならない。

2 当該公印管理者は、前項の審査において適法と認めたときは、当該決裁文書に基づく文書所定欄に公印を使用させるものとする。

3 法令等に基づく特定文書については、当該特定文書公印管理者に提示し、承認を経て公印を使用することができる。

(公印の事前押印の手続等)

第14条 第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長は、別に定める公印事前押印承認願(様式第2号)により町長の承認を得なければならない。

2 第12条第2項ただし書の規定により公印を押印した証票は、主務課において厳重に保管し、受払いの状況を明らかにしておかなければならない。

(公印の刷り込み)

第15条 公印は刷り込むことができない。ただし、町印、町長印は、当該公印を使用する証票、納税通知書、納付書等でこれに該当する公印を押印することが著しく事務に支障を来すと認められるものに限り、町長の承認を得て刷り込むことができる。

2 前条の規定は、前項ただし書の承認を得ようとする場合並びに公印の刷り込みをした証票、納税通知書、納付書等の保管及び受払いをする場合に準用する。

3 公印は、庁外に持ち出し又は職員以外の者に使用させてはならない。持ち出しを必要とする場合は、公印持出簿(様式第3号)により持ち出し、又は職員以外の者に使用させる場合は、町長又は公印管理者の承認を得なければならない。

第4章 文書の収受及び交付

(総務課における文書の収受及び交付)

第16条 本庁(西庁舎を含む。以下「本庁等」という。)に到達した文書は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、親展のもの、秘密のもの(以下「親展文書」という。)にあっては封をしたまま、親展文書以外のものにあっては開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(1) 親展文書

当該文書の封筒の表面に文書収受印(様式第18号)を押印し、書留にあっては、更に特殊文書処理簿(様式第4号)を添付して主務課長に交付する。

(2) 親展文書以外のもの(金券及び有価証券を除く。)

原則として当該文書の左上部余白(指令書、契約書等にあっては付せん紙等を使用)に文書収受印により受付、文書処理簿(書留にあっては更に特殊文書処理簿)に記載し、当該文書に文書番号等を付した後、文書閲覧印(様式第19号)を押し、当該文書に文書処理簿又は特殊文書処理簿を添付して副町長、町長の閲覧を経て総務課長が主務課長に交付する。この場合当該文書の処理上留意すべき事項その他必要な措置事項については、当該文書の余白又は付せん等にその要旨を記載し又は別に指示するものとする。ただし、第9条第1項各号に掲げる文書については、文書処理簿の記載等を省略することができる。

(3) 金券及び有価証券(現金を含む。以下同じ。)

特殊文書処理簿に記載し、当該文書に当該特殊文書処理簿を添付して、前号に準じ閲覧を経て総務課長が主務課長又は副町長に交付する。

2 前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、及び収受者の認め印を押印しておかなければならない。

3 2以上の課に関係のある文書は、総務課において最も関係の深いと認める課に交付する。

4 主管の明らかでない文書は、総務課において副町長又は町長から当該文書の主務課の決定を受け、当該主務課に交付するものとする。

(主務課における文書の収受及び交付)

第17条 主務課長は、文書の交付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をした上、自ら処理するもののほか、必要に応じその処理方針を示して主務担当者に交付しなければならない。

(1) 特殊文書処理簿が添付されているもの

特殊文書処理簿の所定欄に受領印を押印させて特殊文書処理簿を総務課に返付すること。

(2) 文書処理簿が添付されているもの

当該文書の事業の処理について、処理期限のあるものについては当該処理期限を、処理期限を定める必要のあるものにあっては主務担当者等と協議して定めた処理期限を当該文書及び文書処理簿に記載し、当該文書処理簿を総務課に返送するものとする。

2 主務担当者は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、これを閲覧し、主務課長の指示する処理方針等に従い自ら又は関係者と協調して処理しなければならない。

3 主務課長は、前2項の規定にかかわらず閲覧した文書のうち重要なものは、主務担当者に処理方針を指示する前に副町長又は町長の指示を受けなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第18条 休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については、処務規程に定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条 本庁等に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未払の文書)

第20条 郵便料金の不足又は未払の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未払の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第21条 各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に回付することなく、その旨を告げ総務課に返付しなければならない。

(収受の手続を経ない文書)

第22条 主務課において第16条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受けとったときは、直ちに、当該文書を総務課に回付し、同項第2号又は第3号の規定による処理を受けなければならない。

(電話等による聴取)

第23条 各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。

第5章 文書の処理

(文書の供覧)

第24条 交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、第16条の規定に基づき閲覧印を押し、又は当該文書の余白に供覧と記載し、上司(不在の場合は後閲と記す。)に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のある供覧の文書は、関係課長に回示供覧し、又は写を送付し、若しくは当該文書の主旨を口頭で通知するものとする。

2 交付を受けた文書のうち例規となるものについては、当該文書の余白に例規と記載しなければならない。

(起案文書の作成)

第25条 起案文書は、起案用紙(様式第5号)及び第1号用紙(様式第6号)第2号用紙(様式第7号)(以下「起案用紙等」と総称する。)を用いて作成するものとする。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(1) 定例的に報告するもの

○ 報告簿(様式第10号)を用い、又は当該報告書(控、原本)の余白を利用し若しくは当該報告書の送付文書の控、原議の余白に文書決裁印(様式第20号)により決裁を受け起案に替えることができる。

(2) 戸籍、住民票等の謄、抄本類その他特定文書帳票等に基づく諸証明もの、軽易な照会、回答、通知、依頼もの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送のもの

○ 簡易文書処理簿(様式第11号)を用い、又は当該謄、抄本諸証明の交付申請書若しくは当該文書の余白に前号の文書決裁印により決裁を受け、起案に替えることができる。

(3) 事務処理上起案用紙等を用いることが適当でないもの

2 起案文書の作成にあたっては、公文例規程及び処務規程によるもののほか、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の主旨を簡明に記載し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。

(2) 起案文書には、起案する際、決裁の区分、施行の方法、文書分類記号、保存年限等を記載すること。

(3) 特定文書その他別に定めのある文書を除き、起案文書は左とじとし、ていねいにとじること。

3 前項第1号の規定にかかわらず、同一文例(以下「例文」という。)によって作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について町長の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺及び例文によって処理する旨だけを記載し、当該例文は記載しないものとする。

(起案文書の訂正)

第26条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。

2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱記しなければならない。

3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と記載しなければならない。

(合議)

第28条 起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合協議のととのわないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3 合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき又は廃案となったときは、主務課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(文書の審査)

第29条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案

(2) 議案及び議会に対する報告、承認その他の事案

(3) 法令及び町法規の解釈に関する事案

(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの

(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案

(6) 指令案

(7) 往復文案で重要又は異例に属するもの

(8) 賞状案、表彰状案及び感謝状案

(機密文書の表示)

第30条 機密文書には、「極秘」「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条 決裁文書には、決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第32条 総務課長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

2 主務課長は、随時その課の主管に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条 主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

第6章 文書の施行

(浄書及び照合)

第34条 決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。

第35条 決裁文書の浄書は、正確、明瞭に行わなければならない。

2 決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。

3 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押印しなければならない。

4 浄書文書は、当該決裁文書と照合の上、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認め印を押印しなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第36条 主務課長は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして当該決裁文書に浄書文書を添付して総務課に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第25条第1項ただし書の規定により処理した帳票である場合は、当該帳票に浄書文書を添付する等主務課において処理するものとする。

(1) 郵便等で施行するもの

当該浄書文書に文書番号等をつけることを要しないよう定められているものを除き、文書記号番号等並びに日付を記載し、あて先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展、速達、書留等にするもの(以下「親展等によるもの」と総称する。)にあっては、当該封筒に「親展」「速達」「書留」等と記載すること。

(2) 小包で施行するもの

荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び「小包」(親展等によるものにあっては、更に「親展」等)を記載すること。

(3) 委託により送達するもの

文書等の送達を運送営業者に委託することが合理的な場合は、総務課において委託することができる。

(4) 電報で施行するもの

電報発信紙又は当該起案文書に電文等を記載すること。

(5) 使送で施行するもの

当該浄書文書に、文書番号等をつけることを要しないように定められているものを除き、文書記号番号及び日付を記載し、あて先等を記載した封筒に入れること。この場合において親展等によるものにあっては、封をし、更に当該封筒に親展等と記載すること。

2 前項の総務課への送付は、急施を要する場合のほか、次の各号に掲げる時間までに行わなければならない。

(1) 郵便等又は小包で施行するもの

月曜日から金曜日にあっては午後3時

(2) 使送で施行するもの

月曜日から金曜日にあっては午後4時

(総務課における文書の施行手続)

第37条 総務課は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(1) 郵便等又は小包で施行するもの

所定の郵便等発送日の午後4時までに料金後納印(様式第21号)又は郵便切手貼付等の手続を経て、文書郵送簿(様式第12号)により郵便局株式会社の営業所に差し出す事。この場合書留等にするものは、書留郵便物受領書を文書郵送簿に添付すること。

(2) 電報で施行するもの

所定の電報電信紙を郵便局株式会社の営業所等に差し出し又は決裁文書等により、直ちに電話で施行すること。

(3) 使送で施行するもの

使送先ごとに分類し、別に定める使送要領に基づき使送すること。この場合において、文書の授受を明らかにしておく必要のあるものにあっては、文書送達簿(様式第13号)に記載し、受信者の受領印を徴しておかなければならない。

(4) 県庁関係文書の一括使送について

県庁本庁関係各部局(各課室)及び県須崎総合庁舎等の県出先機関あての発送文書の施行にあたっては、内部連絡を緊密にし、総務課を経由して職員出張時に一括使送するよう留意すること。

2 総務課は、前項の規定による処理をしたときは、当該決裁文書に必要事項を記載(整理)して当該決裁文書等を主務課に返付しなければならない。

(電話による施行)

第38条 決裁文書を電話で施行するときは、別に定める手続によるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第39条 休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、別に定める当直規程及び取扱要領の定めるところによる。

第7章 完結文書の整理と保管、保存

(文書の整理)

第40条 事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、簿冊方式を基本として、次の各号に掲げる項目を揃えて綴るものとする。

(1) 作成年度

(2) 細分類表の細分類項目

(3) 保存年限

2 簿冊等には、次の各号に掲げる項目を記載したタイトルを背表紙に付けるものとする。

(1) 作成年度

(2) 文書分類番号

(3) 簿冊名

(4) 保存年限

(5) 廃棄年度

(6) 部署名

(文書の保管)

第41条 完結文書は、原則として当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで、主務課長において保管するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、完結文書が例規等事務処理上の規範となるもの又は執務のため、常時閲覧する必要のあるもの(以下「常用簿冊」という。)は、引き続き主務課長において保管することができる。

3 保管の期間は、簿冊が発生してから1年間とする。ただし、常用簿冊についてはこの限りではない。

4 文書の保管は、事務室内に設置された共用の収納キャビネットに収納して行うものとする。

5 保管簿冊の利用その他の保管の方法については、主務課において定めるものとする。

(文書の引継ぎと置換え)

第42条 主務課は、保存期間の経過した完結文書について、毎年7、8月のいずれかの月中に、文書引継書(様式第14号)を作成し当該完結文書に添付して総務課に引き継ぐとともにそれぞれ保存書庫への置換えを行うものとする。

2 主務課は、保存書庫に置き換える簿冊(以下「保存対象簿冊」という。)について、次の各号に掲げる手順で簿冊目録(様式第15号)を作成しなければならない。

(1) 簿冊目録は、保存年限ごとに回覧方式で担当者が記入し、作成する。

(2) 簿冊目録は、2部作成し、そのうち1部は総務課に原本として提出し、もう1部は主務課の控として保管する。

3 総務課は、提出された簿冊目録の内容について、確認作業を行わなければならない。

4 主務課の課長は、保存対象簿冊を、保存書庫内の総務課に指定された場所に配置するものとする。

5 常用簿冊については、主務課において毎年度、常用簿冊目録(様式第16号)として取りまとめ、総務課へ提出するものとする。

6 簿冊目録と常用簿冊目録の管理は、総務課が行うものとする。

(文書の保存)

第43条 完結文書の保存は総務課が行う。

2 文書の保存期間は、次の区分に分ける。

第1類 永年保存

第2類 10年保存

第3類 5年保存

第4類 3年保存

第5類 1年保存

第6類 常用

3 書庫に収蔵した完結文書は、簿冊の保存年限にしたがって、保存年限が満了するまでの期間、保存するものとする。

(保存書庫の管理)

第44条 総務課は保存書庫を管理し、各課の書棚の割振り、点検、鍵の管理等を行うものとする。

2 総務課は、その管理にあたっては、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 常に清掃し、整理整とんしておくこと。

(2) 火災及び盗難の予防に努めること。

(3) 湿気、虫害等の予防に努めること。

(保存文書の利用)

第45条 書庫内で保存簿冊を閲覧しようとする者は、次の各号に掲げる手順で行うものとする。

(1) 簿冊目録をもとに、利用したい文書を特定する。

(2) 総務課より書庫の鍵を借受ける。

(3) 保存書庫内で保存簿冊の閲覧を行う。

(4) 閲覧終了後、簿冊を元にあった書棚に戻し、総務課に書庫の鍵を返却する。

2 保存簿冊を持ち出して閲覧する場合は、次の各号に掲げる手順で行うものとする。

(1) 簿冊目録をもとに、利用したい文書を特定する。

(2) 総務課に常置している保存簿冊持出・返却簿(様式第17号)に必要事項を記入し、書庫の鍵を借受ける。

(3) 利用したい保存簿冊を探し出したら、総務課へ戻り、保存簿冊持出・返却簿に必要事項を記入し、書庫の鍵を返却する。

(4) 持出した保存簿冊を返却する場合は、総務課で鍵を借受けた後、書棚の所定の位置に簿冊を戻し、総務課に戻り、鍵の返却と保存簿冊持出・返却簿に必要事項の記入をするものとする。

3 持ち出した完結文書は、他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

(文書の廃棄)

第46条 完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあっては文書引継書にその旨記載したうえ総務課長において、その他のものにあっては主務課長において廃棄するものとする。

2 保存期間が満了しない文書であっても、総務課長又は主務課長において保存の必要がないと認めたものは、書庫に収蔵したものにあっては主務課長に合議した上総務課長において、その他のものにあっては主務課長において廃棄することができる。

(廃棄文書の処理)

第47条 前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

2 この訓令に定めるもののほか、廃棄文書の処理については処務規程及び文書保存規程等の関係諸規程により処理しなければならない。

この訓令は、平成17年2月1日から施行する。

(平成19年4月1日訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年9月14日訓令第5号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(平成21年3月11日訓令第1号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成21年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成22年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成27年12月9日訓令第13号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成28年12月14日訓令第9号)

この訓令は、平成28年12月14日から施行する。

(平成31年3月15日訓令第5号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(令和3年12月20日訓令第8号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(令和6年8月20日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表第1(第6条関係)

1 帳票等

(参照条項)

(1) 文書処理簿(様式第1号)

第9条

(2) 公印事前押印(刷込み)承認願(様式第2号)

14

(3) 公印持出簿(様式第3号)

15

(4) 特殊文書処理簿(様式第4号)

16

(5) 起案用紙(様式第5号)

25

(6) 第1号用紙(様式第6号)

(7) 第2号用紙(様式第7号)

(8) 複写第1号用紙(様式第8号)

(9) 複写第2号用紙(様式第9号)

(10) 報告簿(様式第10号)

(11) 簡易文書処理簿(様式第11号)

(12) 文書郵送簿(様式第12号)

37

(13) 文書送達簿(様式第13号)

(14) 文書引継簿(様式第14号)

42

(15) 簿冊目録(様式第15号)

(16) 常用簿冊目録(様式第16号)

(17) 保存簿冊持出・返却簿(様式第17号)

44

2 印

(1) 文書収受印(様式第18号)

16

(2) 文書閲覧印(様式第19号)

(3) 文書決裁印(様式第20号)

25

(4) 料金後納印(様式第21号)

37

別表第2(第11条関係)

文書分類表

課の名

分類番号

摘要

総務課

1

総務、財務、住宅

まちづくり推進課

2

企画、広報、公共交通

町民課

3

戸籍、国保、年金、医療、税務、福祉

産業課

4

農業、林業、商工業、労働、環境衛生

観光推進課

5

観光

介護福祉課

6

介護保険、福祉

健康福祉課

7

福祉、保健衛生

建設課

8

土木、環境衛生、水道

会計管理課

9

出納

診療所

10

医療

1 文書分類表及び保存種別分類表

(1) 分類種別記号番号

(その1)

分類区分

分類区分

中分類

記号番号

主題目

1

2

3

4

5

6

7

8

9

大分類

1

総務

総務

人事

財政

財産

電算

防災

選挙

統計

監査

2

企画

企画調整

まちづくり








3

会計

出納









4

税務

課税

徴収








5

住民

住民総務

戸籍

住民登録

国民年金

医療保険

福祉医療




6

保健衛生

健康増進

母子保健

障害保健

感染症

一体的実施

診療所




7

福祉

社会福祉

児童福祉

高齢者福祉

障害福祉

介護保険

支援センター




8

環境

環境衛生

環境対策

公園管理







9

農林水産

農業

林業

水産業







10

商工観光

商工業

観光








11

建設

道路橋りょう

農林業土木

災害

水道

浄化槽

土地対策




12

教育

教育総務

学校教育

社会教育

社会体育

幼児教育





13

議会

議会総務

議員

会議

委員会






大分類

中分類

小分類

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

総務

1

総務

諸務

文書管理

情報公開

個人情報

入札

秘書

地区長

交通安全

広報広聴

叙位・叙勲表彰

2

人事

諸務

研修

福利厚生

服務・労務

給与

人事考課





3

財政

諸務

予算

決算

交付税

町債

基金

計画




4

財産

諸務

土地・建物

庁舎管理

公用車

保険

備品

住宅




5

電算

諸務

電算システム

デジタル化

情報基盤

情報セキュリティ

ホームページ





6

防災

諸務

災害対策

防災無線

自主防災組織

消防

自衛隊





7

選挙

諸務

定時






8

統計

諸務

基幹統計

国勢調査








9

監査

諸務

監査委員

監査

出納検査

決算審査






2

企画

1

企画調整

諸務

総合企画調整

公共交通

広域行政

行政改革

地方創生

国際交流

企業関係



2

まちづくり

諸務

地域活性化

移住定住

まちづくり

大学連携






3

会計

1

出納

諸務

歳入

歳出

日計

月計






4

税務

1

課税

諸務

町県民税

法人税

固定資産税

軽自動車税

たばこ税

鉱産税

国民健康保険税

申告


2

徴収

諸務

徴収

滞納

督促・催告

延滞金

債権管理機構





5

住民

1

住民総務

諸務

人権・行政相談

保護司








2

戸籍

諸務

戸籍

犯歴








3

住民登録

諸務

住民基本台帳

埋葬・火葬

外国人登録

印鑑登録






4

国民年金

諸務

申請

給付








5

医療保険

諸務

国民健康保険

後期高齢者医療








6

福祉医療

諸務

乳幼児医療

子ども医療

ひとり親医療

障害医療

未熟児医療





6

保健衛生

1

健康増進

諸務

健診・検診

歯科保健

健康づくり団体

各種計画

健康増進施設





2

母子保健

諸務

妊産婦

乳幼児

子育て支援







3

障害保健

諸務

自殺対策

引きこもり支援

難病支援







4

感染症

諸務

予防接種

感染症予防








5

一体的実施

諸務

一体的実施









6

診療所

諸務










7

福祉

1

社会福祉

諸務

生活保護

民生委員

行旅人

社会福祉協議会

災害援助・救護

あったかふれあいセンター




2

児童福祉

諸務

児童福祉

児童手当

児童扶養手当







3

高齢者福祉

諸務

居宅サービス

施設サービス

その他サービス

いきがい支援






4

障害福祉

諸務

協議会・定例会

自立支援医療

障害福祉サービス

各種手帳

地域生活支援事業

各種手当

各種計画



5

介護保険

諸務

要介護認定

被保険者管理

給付事業

保険料






6

支援センター

諸務

地域包括支援センター









8

環境

1

環境衛生

諸務

環境対策

塵芥処理

飼養

墓地






2

環境対策

諸務

温暖化対策

資源エネルギー








3

公園

諸務

公園管理









9

農林水産

1

農業

諸務

農業振興

鳥獣害対策

農業団体

農業委員会

畜産





2

林業

諸務

林業振興

町有林管理

林業団体







3

水産業

諸務

水産振興

清流保全








10

商工観光

1

商工業

諸務

商工振興

ふるさと納税

商工団体







2

観光

諸務

観光総務

観光戦略

観光宣伝

観光組織

イベント

広域連携

観光施設



11

建設

1

道路橋りょう

諸務

新設改良

維持管理








2

農林業土木

諸務

新設改良

維持管理








3

災害

諸務

公共

林道

農業施設







4

水道

諸務

施設整備

維持管理








5

浄化槽

諸務

施設整備

維持管理








6

土地対策

諸務

登記

占用

景観







12

教育

1

教育総務

諸務

教育委員

奨学金

教員住宅







2

学校教育

諸務

学校施設

教職員

児童・生徒

教育支援






3

社会教育

諸務

社会教育施設

社会教育委員

生涯学習

文化活動

文化財

図書




4

社会体育

諸務

社会体育施設

生涯スポーツ

給食







5

幼児教育

諸務

認定こども園









13

議会

1

議会総務

諸務

請願陳情

意見書・決議書








2

議員

諸務

報酬

研修








3

会議

諸務

議事

議案

議事録

会議録






4

委員会

諸務

常任委員会

特別委員会

全員協議会

懇談会






(2) 保存種別分類表

(その1)

種別

説明

第1類

永年保存

(1) 町議会に関する重要なもの

(2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令の原議及び関係書類

(3) 郷土史の資料となるもの

(4) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で永年保存の必要のあるもの

(5) 町の発行する刊行物等

(6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの

(7) 退職金及び遺族年金、扶助料に関するもの

(8) 褒賞及び儀式に関する文書

(9) 審査請求、訴訟及び和解に関する重要なもの

(10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

(11) 事務の引継ぎに関する重要なもの

(12) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

(13) 財産、営造物及び町債に関するもの

(14) 町税、徴収に関する特に重要なもの

(15) 寄附受納に関する重要なもの

(16) 認可、許可又は契約に関するもの

(17) 隣接市町村との分合に関するもの

(18) 事業及び事業計画に関する重要なもの

(19) 工事に関する特に重要なもの

(20) 原簿、台帳等で特に重要なもの

(21) 法令に基づく各種台帳

(22) その他永年保存の必要を認められるもの

第2類

10年保存

(1) 町議会に関するもの

(2) 備品の出納に関する重要なもの

(3) 予算決算及び出納に関する重要なもの

(4) 補助金に関する重要なもの

(5) 職階、進退、身分等人事に関するもの

(6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

(7) 官報、県報

(8) 原簿、台帳等で重要なもの

(9) 徴税その他公租、公課に関するもの

(10) 外国人登録に関するもので重要なもの

(11) その他10年保存の必要を認められるもの

第3類

5年保存

(1) 外国人登録に関するもので、10年保存以外のもの

(2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの

(3) 財産、営造物に関するもので永年保存以外のもの

(4) 給与に関する重要なもの

(5) 重要文書の発受に関するもの

(6) 工事又は物品に関するもの

(7) その他5年保存の必要を認められるもの

第4類

3年保存

(1) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

(2) 予算、決算及び出納に関するもの

(3) 給与に関するもの

(4) 照会、回答その他往復文書に関するもの

(5) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願及び届に関するもの

(6) その他3年保存の必要を認めるもの

第5類

1年保存

永年保存から3年保存以外のもので、おおむね次に掲げるもの

(1) 文書の収受、発送処置に関するもの

(2) 忌報、身分、住所等の届けに関するもの

(3) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

(4) 消耗品、受払に関する特に軽易なもの

(5) 軽易な照会、回答その他の文書

(6) 処理を終わった一時限りの願、届及びこれに関するもの

(7) その他1年保存の必要を認めるもの

第6類

常用

(1) 台帳に関するもの

(2) その性質上、完結することなく、利用するもの

様式 略

津野町文書事務取扱規程

平成17年2月1日 訓令第11号

(令和6年8月20日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年2月1日 訓令第11号
平成19年4月1日 訓令第4号
平成19年9月14日 訓令第5号
平成21年3月11日 訓令第1号
平成21年4月1日 訓令第2号
平成22年4月1日 訓令第2号
平成27年12月9日 訓令第13号
平成28年12月14日 訓令第9号
平成31年3月15日 訓令第5号
令和3年12月20日 訓令第8号
令和6年8月20日 訓令第2号